Автоматизация обработки заказов для производителя детской одежды: от подтверждения до отгрузки с интеграцией ПЭК

Текстиль

Заказы

Клиент

Фабрика «УЛЫБАСИКИ.РУ» — производитель детской одежды оптом с 2017 года. Склады готовой продукции расположены в Иваново и Москве, а логистические партнёры обеспечивают быструю доставку по всей России.

Проблема

Ручная обработка заказов в Excel приводила к ошибкам с комплектацией заказов, оформлением документов. Отправка покупателю заказа занимала много времени.

Решение

Внедрили автоматизированную систему управления заказами в Битрикс24 — единое цифровое ядро, где каждый шаг от подтверждения до отгрузки контролируется, стандартизирован и исключает ручные ошибки.

Настроили:

Автоматическая генерация счетов по правилам — способ оплаты, сумма, страна покупателя — система выбирает шаблон и сама выставляет счёт
Контроль заполнения — система блокирует переход статуса при незаполненных полях и выдаёт уведомления
Структурированный архив документов — все файлы сохраняются в иерархии папок (по годам, по номерам заказов)
Комментарии к позициям заказа — добавлено поле для внутренних заметок по товару
Интеграция с ПЭК — автоматическое формирование и загрузка заявок через API
Генерация ведомости в Excel — со штрих-кодами по требованиям службы
Дополнительные поля и фильтры — расширенные карточки заказов с нужными данными и быстрые фильтры в журнале для поиска

Интеграции

ПЭК (API)

Результаты проекта

Организованная база клиентов: вся информация, история заказов и переписка хранятся в одном месте

Сократилось среднее время обработки заказа за счёт автоматизации этапов

Минимизированы ошибки при комплектации заказов и оформлении документов

Отгрузки в ПЭК автоматизированы: данные передаются без ручного ввода, штрих-коды генерируются по стандарту

Прозрачность для руководства: виден статус каждого заказа, легко выявлять и устранять «узкие места»

Менеджеры освобождены от рутины и могут полностью сфокусироваться на работе с клиентами

Документы всегда под рукой: внедрён мгновенный поиск файлов по номеру или параметрам заказа

Хочу обсудить свой кейс

Оставьте заявку — мы свяжемся с вами и расскажем о возможностях продукта, поможем с выбором тарифа и ответим на все вопросы

Результаты работы

База клиентов в CRM

Контроль выполнения всех заказов

Автоматизация обработки заказов в CRM

Исключение ошибки вследствие «человеческого фактора»

О проекте

Наш клиент-производитель и оптовый онлайн-продавец детской одежды. Первоначально обратился за услугами техподдержки оптового интернет-магазина ulybasiki.ru на платформе 1C-Битрикс. В рамках расширенного тарифа поддержки мы производили многочисленные доработки сайта и устраняли застарелые ошибки.

Сайт для компании — работающий и единственный инструмент продаж (целевая география — вся Россия, а офлайн-точек продаж не было).
Рабочие процессы делаются вручную — ведение базы клиентов, выставление счетов, отправка документов.
Список заказов и клиентскую базу вели в административной части сайта.
Менеджер работал с документами в привычном Excel.

Задача

Автоматизировать обработку поступающих заказов, а также сократить затрачиваемое время и трудозатраты работников.

Что мы сделали

Выполнили перенос с редакции «Бизнес» на редакцию «Интернет-магазин + CRM»

Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином. На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию. Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.

Разработали бизнес-процесс по обработке заказов.

Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию.

Автоматизировали отправки счетов и сообщений покупателю по установленным формам в зависимости от условий: − заказ должен быть проверен и подтвержден менеджером − реквизиты и форма оплаты зависят от выбранного способа оплаты, суммы заказа и страны покупателя.

Настроили контроль основных действий сотрудников в процессе занесения информации по заказу в CRM. При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.

Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).

Добавили поле комментария к позициям заказа (в 1С-Битрикс и готовом решении — не было такой функции).

Интегрировали службу доставки «ПЭК», в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. Также в CRM разработали специальный документ в формате excel — ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.

В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.

Итоги проекта

Получили организованную базу клиентов в CRM, где хранится вся необходимая информация и можно быстро найти историю заказа или переписку с клиентом.

Менеджеру стало удобнее работать с заказами, отслеживать их состояние.

У руководителя появилась возможность контролировать выполнение всех заказов и выявлять проблемные места.

Автоматизация обработки заказов в CRM значительно сократила время на сборку и передачу заказов для отправки.

Исключили ошибки вследствие «человеческого фактора».