Цифровизация рекламного агентства полного цикла: от приема заявки до курьера

О проекте

Компания занимается дизайном, производством, доставкой, установкой и обслуживанием рекламы.

Услуги компании включают в себя:
• широкоформатную печать;
• интерьерную печать;
• рекламные конструкции;
• полиграфию;
• услуги дизайна.

Ситуация на момент обращения

В начале своего развития компания была рекламной мастерской, поэтому услуг, оборудования, сотрудников и, соответственно, заказов было немного.
Они достаточно хорошо справлялись без помощи сторонних систем. Но с каждым годом компания набирала обороты → таким образом компания доросла до рекламного агентства полного цикла.

1. Заказов стало больше, менеджерам стало проблемно вести их в Excel — терялись расчеты, приходилось переспрашивать клиентов. Заявки велись во всем любимом Excel, но его было недостаточно для ведения и контроля полного процесса. Где-то менеджер потерял данные → заказ на грани срыва, клиент недоволен.
2. Бухгалтера выполняли лишнюю работу — выставляли счета за менеджеров, так как у последних не было доступа к 1С. Из-за этого терялось время — менеджеру нужно было дойти до бухгалтера, передать запрос, дождаться выставления. После поступления оплаты нужно было определить чей счет.
3. Чтобы передать заказ на производство, менеджеру тоже приходилось постараться — распечатать на листе запрос с продукцией, передать определенному печатнику в зависимости от типа печати.
4. Допечатную обработку макетов отдел дизайна производит по графику дежурств. По нему нужно было определить кто сегодня ответственный, а если дизайнер срочно уходил в отпуск, нужно было узнать кто его замещает. Также были сложности по разработке макетов «с нуля» — нужно было оценить, запланировать, сообщить менеджеру, не потерять.
5. Очень важно, что руководитель не видел ни общей картины работы над заказами, ни детальной информации по заказам и истории в разрезе одного клиента, поэтому контролировать процессы было сложно.
6. Когда этот беспорядок стал приводить к тому, что заказы срывались и клиенты стали уходить, компания начала действовать решительно. Они обратились к нам за помощью — привести процессы в порядок, повысить эффективность и контроль работы по всем отделам, автоматизировать процессы для сокращения времени ведения заказов.