8 (800) 505-44-56 8 (800) 505-44-56

Результаты работы

Сокращение времени обработки заявок
Прозрачная работа менеджеров

Первый шаг к Битрикс24

Бесплатный анализ вашего бизнеса и расчет стоимости внедрения!

О проекте

Компания — крупный производитель текстиля для комплектации спальных мест и прочих нужд гостиниц, отелей, лагерей, больниц и прочих организаций.
Большое внимание компания уделяет работе с тендерами.
    До обращения к нам:
  • Менеджеры вели заявки в программе Excel, что способствовало возможной потере заказов, а также отсутствию полной картины по ведению заказов.
  • Тратилось время на анализ фактических изменений по тендеру (срока подачи, окончания заявки на участие в тендере, и др.).
  • Долгое оформление документов коммерческих предложений и договоров приводило к затягиванию процесса продажи.
  • Менеджеры тратили время на ручное составление отчета по расходам и прибыли заказов в excel, а также на составление плана продаж.
  • Совсем не было отчетов и аналитики по звонкам.
  • Нигде не фиксировалось общение с клиентами (до фактической продажи это было особенно важно, так как было невозможно проанализировать причины отказов).
  • Разрозненное общение сотрудников в разных мессенджерах.
Оценивая и понимая всю текущую ситуацию, руководство компании исследовало рынок подходящих информационных систем для решения проблем и пришло к выводу, что необходим именно Битрикс24, ведь эта система объединяет в себе множество функций (от общения сотрудников между собой до возможности сложных интеграций с другими информационными системами).
    Клиент обратился в нашу компанию и выбрал ее по нескольким причинам (из отзыва Заказчика):
  • Понравилось общение с сотрудниками компании — конструктивный диалог.
  • Понятно сформировано коммерческое предложение.
  • Адекватная стоимость предложенного решения.
  • Наличие успешного положительного опыта внедрения Битрикс24 для компаний с аналогичным бизнесом — текстильное производство.

Задача

  • Объединить всех сотрудников компании для удобной работы и общения.
  • Настроить CRM-систему для 2-х отделов: тендерного и прямых оптовых продаж.
  • Интегрировать систему Битрикс24 с тендерной площадкой Seldon для автоматического получения новых заявок в Битрикс24, а также для уведомлений в Битрикс24 по изменениям тендеров из Seldon.
  • Настроить шаблоны коммерческого предложения и договоров для сокращения времени путем быстрой генерации в пару кликов.
  • Объединить заявки из разных источников (сайт, мессенджеры, телефония).

Первый шаг к Битрикс24

Бесплатный анализ вашего бизнеса и расчет стоимости внедрения!

Что мы сделали

CRM, план продаж, отчеты по звонкам, возможность построения своих отчетов по CRM, возможность интеграции с необходимой тендерной площадкой, контроль за сотрудниками — основные первоначальные запросы заказчика. Все это и многое другое объединяет система Битрикс24.
После внедрения Битрикс24 компании удалось увеличить свои продажи путем организации слаженной работы, автоматизации, а также удобного и быстрого контроля за сотрудниками. Компания стала стремительно развиваться и расти.

Настройка коробочной версии Битрикс24 и базовая настройка портала

Мы посоветовали взять именно коробочную версию Битрикс24 — с помощью нее можно было быстрее реализовать потребность заказчика в плане интеграции с тендерной площадкой Seldon. Также в коробочной версии больше возможностей автоматизаций.
Базовая настройка портала включала в себя настройку коробочной версии на выбранном сервере, приглашение сотрудников на портал, настройку рабочего времени и ежедневных отчетов руководителю.

Воронки для департамента продаж

    У компании департамент продаж делится на несколько направлений:
  • Тендерные продажи (работа с тендерной площадкой Seldon).
  • Прямые оптовые продажи.
  • Проектные продажи.
С учетом похожей специфики обработки заказов мы объединили прямые и проектные продажи в одну воронку и создали 2 основных направления CRM: обработка тендеров и обработка прямых/проектных продаж.
Это позволило сократить компании расходы на дальнейшую техническую поддержку CRM.
>

Автоматические заявки по тендерам из Seldon

Менеджеры тендерного отдела теперь получают заявки ежедневно автоматически из Seldon. Они видят все новые заявки в Битрикс24 и сами отбирают для себя подходящие, берут в работу по регламенту «кто первый взял».
Все изменения по тендерной заявке со стороны Seldon автоматически приходят в карточку Битрикс24 и уведомлением менеджеру.
По причине загруженности менеджеров и для исключения их забывчивости подать заявку на участие, мы настроили автоматические уведомления — за несколько дней, а также в день окончания.

Совместная работа по расчету

Закупщики и логисты автоматически получают задачу на расчет с калькуляцией.
В документе они все вместе одновременно работают и заполняют свои данные в режиме онлайн.

Быстрое создание коммерческого и договора

Менеджеры всех отделов после расчета автоматически выгружают товары из файла в сделку, и далее в пару кликов генерируют и отправляют коммерческое клиенту. Система посылает уведомление о прочтении КП, и менеджер может сразу перезвонить для получения обратной связи. После успешного согласования, аналогично быстро создает и отправляет договор.
Все эти автоматические действия теперь существенно сокращают время обработки заказа всех отделов!

Отчет по расходам, прибыли, получаемой марже

Намного проще и быстрее просто открыть отчет и сразу видеть прибыль компании и маржу со сделок!
Поэтому мы настроили отчет, который показывает все расходы и прибыль компании по обоим направлениям. Теперь менеджерам не нужно тратить время на подготовку данных вручную, а руководителям напоминать менеджерам, ведь система принудительно запросит данные расходов на одном из этапов обработки заказа.

План продаж и отчет по конверсии

Как быстро проанализировать продажи ваших менеджеров? Настроить план продаж и анализировать его выполнение!
Так как настройка плана продаж не подразумевает сложных действий, мы настроили только на 1 месяц и обучили руководителей работе с ним. Сейчас они самостоятельно легко вносят планы и контролируют их выполнение.
Удобный отчет по конверсии позволяет руководителям оценить количество дошедших до продажи сделок, проработать ошибки менеджеров и улучшить таким образом качество работы с клиентом.
В свою очередь отчет по обычной воронке (не конверсионной) позволяет проанализировать данные по этапам, с которых чаще всего «отваливаются» заказы и далее можно аналогично проработать ошибки и оптимизировать бизнес-процессы компании.

Отчеты по звонкам

Мы настроили телефонию и теперь руководители следят за работой менеджеров.
Также могут слушать звонки и оценивать эффективность.

Вся история по клиенту и удобный контроль со стороны руководителя

В карточке заказа и клиента теперь есть вся информация о коммуникациях (звонки, письма), а также дела и комментарии, которые составляет менеджер самостоятельно. Таким образом прослеживается история работы с клиентом, ничего не теряется, даже если менеджер уйдет работать в другую компанию.

Заявки из различных источников (лиды)

В момент обращения у компании было не так много входящих заявок и не требовалось их подключение к Битрикс24. Но компания стала стремительно развиваться, подключила несколько сайтов. Мы предложили завести все заявки в Битрикс24, в котором компания уже работала.
Сейчас они получают лиды с форм на нескольких сайтов, звонков, а также из Telegram и Viber. Виджет с этими мессенджерами установлен на сайте, клиент сам выбирает как ему удобнее связаться.
В итоге все заявки, вне зависимости от источника, менеджер теперь обрабатывает в CRM.

Чем еще сейчас пользуются сотрудники компании?

Очень важный функционал в Битрикс24 — Экстранет-группы. Это про то, когда не нужно, чтобы сторонний человек видел общий диск компании, новости, общий чат и другие данные. Таких людей у данной компании уже несколько — внешний сотрудник по безопасности, сторонний HR-менеджер.
Для каждого мы создали свою группу внутри системы, где находятся только своя лента, свой диск, календарь, чат и задачи. Именно задачи помогают эффективно взаимодействовать с этими сотрудниками и добиваться точного результата. Такие группы являются секретными, поэтому многие сотрудники могут быть даже не в курсе, кто у них работает на аутсорсе.

Обучение сотрудников компании работе в Битрикс24

Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами). Далее провели обучение для департамента продаж по работе с CRM.
Наша компания успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по вопросам новых и текущих сотрудников, реализовываем новые доработки и автоматизации.
    Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников:
  • CRM (сделки, клиенты, лиды).
  • Отчеты.
  • Диск.
  • Задачи.
  • Чаты.
  • Группы.
  • Новости.

Итоги проекта

01

Мы помогли организовать информационное пространство, где удобно не только общаться и делиться новостями, но и работать многим отделам сразу — продажи, закупки, логисты, внешние сотрудники на аутсорсе.

02

Интегрировали стороннюю тендерную площадку Seldon — теперь менеджерам не нужно вручную перебивать данные, тратить время на анализ изменений.

03

Все специалисты, участвующие в расчетах, работают в одном встроенном окне редактора Excel, а все товары с ценой и детальной информацией по окончанию расчета автоматически отправляются в CRM.

04

Менеджеры в пару кликов генерируют, отправляют коммерческое предложение и договора.

05

Руководители анализируют работу отделов, благодаря настроенным отчетам CRM, аналитике звонков, а также корректируют планы продаж.

Похожие кейсы

Автоматизация отделов продаж и сопровождения крупного производителя спецодежды
SELDON & Битрикс24 – заявки тендеров в вашей CRM
Внедрение Битрикс24 для отдела HR: от подбора персонала до успешной адаптации
Оцифровка бизнес-процесса по согласованию договоров в Битрикс24
Анализ эффективности вашей рекламы внутри Битрикс24
 Больше кейсов Больше кейсов