Оцифровка процесса согласования договоров

Что сделали

Моделирование и разработка ТЗ

Сначала мы провели детальный анализ текущего процесса согласования договоров. В ходе обсуждений с ключевыми участниками выяснили, как проходит согласование на практике, где возникают задержки и какие этапы требуют автоматизации. На основе полученной информации мы составили схему процесса и выделили точки, где можно внедрить автоматизацию. Далее мы подготовили техническое задание, которое стало основой для реализации в Битрикс24.

Настройка процесса согласования

В системе была создана воронка согласования договоров с четко определенными этапами и статусами. В карточке каждого договора отображаются ключевые данные — контрагент, автор, дата, номер договора и текущий согласующий. Это позволяет всегда видеть, кто и на каком этапе находится.

История согласования

Была реализована история согласования — в карточке каждого договора отображается таймлайн с записью всех этапов согласования. Пользователь может увидеть, кто и когда принимал участие в процессе, какие комментарии оставляли, а также какие действия были выполнены. Это позволяет быстро находить нужную информацию по договору и понимать, как проходило его согласование.

Автоматические задания

Для каждого этапа были настроены автоматические задания, которые появляются у согласующих в отдельном разделе. Согласующий может не только принять договор, но и отправить его на доработку с комментарием. Автор договора получает уведомление о доработке и видит статус своего документа в реальном времени — это позволяет ему оперативно вносить изменения и повторно отправлять договор на согласование.

Повторное согласование

Если договор приходит повторно, система отмечает это в карточке, чтобы согласующий сразу понимал, что документ уже проверялся. Это позволяет сократить время на повторное согласование и ускорить процесс в целом.

Мобильная доступность

Для повышения мобильности и оперативности процесса работа возможна и через мобильное приложение Битрикс24. Согласующие могут утверждать договоры в пути, получать уведомления вне офиса — это особенно удобно для сотрудников, находящихся в командировках или работающих удалённо.

Архив оригиналов

Для удобного хранения и поиска договоров был настроен электронный архив.