Как мы настроили управление проектами в Битрикс24: дорожные карты, отчеты и контроль сроков в действии
О проекте
Наш клиент — компания в сфере финансовых решений, крупная организация, которая предлагает широкий спектр финансовых услуг как частным лицам, так и бизнесу. Компания специализируется на управлении личными финансами, расчетно-платежных операциях, кредитных продуктах и инвестиционных решениях, помогая клиентам достигать своих финансовых целей.
Задача
Компания обратилась к нам с целью внедрения эффективной системы управления проектами в Битрикс24. Основная задача — создать удобный и автоматизированный процесс ведения проектов внутри системы. Были поставлены следующие цели:
- Заведение проектов в системе и отслеживание их статусов;
- Создание дорожной карты проекта с планом задач;
- Отслеживание задач на диаграмме Ганта;
- Оперативное вмешательство в случае просрочки отдельных задач;
- Оперативное вмешательство при отставании проектаот графика;
- Обеспечение доступа сотрудников к задачам проекта и возможность их выполнения;
- Настройка автоматизированных отчетов по задачам и проектам.
Эти задачи позволяют повысить прозрачность, улучшить координацию команды и сократить время на ручной контроль
выполнения проектов.
Компания обратилась к нам с целью внедрения эффективной системы управления проектами в Битрикс24. Основная задача — создать удобный и автоматизированный процесс ведения проектов внутри системы. Были поставлены следующие цели:
- Заведение проектов в системе и отслеживание их статусов;
- Создание дорожной карты проекта с планом задач;
- Отслеживание задач на диаграмме Ганта;
- Оперативное вмешательство в случае просрочки отдельных задач;
- Оперативное вмешательство при отставании проектаот графика;
- Обеспечение доступа сотрудников к задачам проекта и возможность их выполнения;
- Настройка автоматизированных отчетов по задачам и проектам.
Эти задачи позволяют повысить прозрачность, улучшить координацию команды и сократить время на ручной контроль выполнения проектов.
Что мы сделали
Проектирование и сбор требований
На первом этапе мы провели детальный сбор и анализ требований клиента к процессу управления проектами. Мы изучили текущие практики компании, выяснили, как ведётся работа с проектами, какие инструменты используются и где возникают трудности.
Далее мы представили бизнес-процесс в виде визуальной модели — это позволило клиенту наглядно увидеть текущую схему взаимодействия, согласовать её и понять, где возможны автоматизация и оптимизация. На основе этой модели мы определили ключевые точки для цифровизации и предложили решения, соответствующие целям клиента.
После этого был подготовлен документ технического задания, в котором были сформулированы цели, функциональные требования и этапы внедрения Битрикс24 в процесс управления проектами. Это стало основой для последующей реализации.
Настройка дорожной карты, воронки и карточки проекта
На этом этапе мы реализовали ключевые элементы системы управления проектами в Битрикс24, чтобы обеспечить прозрачность, удобство и эффективность работы с проектами.
Реализация дорожной карты проекта
- Мы настроили функционал дорожной карты, в
которой руководитель проекта
может вносить планируемые задачи, указывая для каждой:
- срок выполнения
- исполнителя и соисполнителей
- краткое описание задачи
Такой подход позволяет визуализировать этапы проекта, контролировать сроки и распределять ответственность.
Настройка воронки проектов
- Мы создали воронку проектов, которая позволяет:
- отслеживать статусы проектов в реальном времени
- видеть общую картину всех активных, приостановленных, просроченных и завершённых проектов
- быстро находить нужный проект по стадии его реализации
Настройка карточки проекта
- На основе бизнес-модели и требований клиента
была разработана и внедрена карточка проекта, включающая:
- основные данные проекта
- статусы и сроки
- участников и исполнителей
- дополнительную информацию
Такая структура позволяет быстро находить проекты, даже если они завершены или находятся в архиве, и обеспечивает полноту информации для всех участников.
Настройка отображения задач группы в Ганте
Мы настроили отображение задач проекта в виде диаграммы Ганта — это позволяет участникам проекта наглядно видеть сроки выполнения, последовательность задач и их взаимосвязь.
Ключевая особенность настройки — динамическое обновление сроков. Если срок одной из задач изменяется, система автоматически корректирует сроки последующих задач.
- Такой подход обеспечивает:
- прозрачность сроков
- контроль над критическими этапами
- оперативное планирование и корректировку графика
- удобство для команды при работе с задачами проекта
Настройка истории проекта
Мы внедрили функционал отслеживания истории проекта — важный элемент для обеспечения прозрачности и контроля за ходом реализации.
- Теперь каждый ключевой этап проекта фиксируется
в истории:
- согласование
- приостановка
- изменение статуса
Это позволяет участникам проекта в любой момент увидеть, какие действия были выполнены, кто их инициировал, а также получить полную информацию о причинах пауз, комментариях и решениях, принятых на этапе согласования.
- Такой подход обеспечивает:
- полноту информации о ходе проекта
- возможность анализа на основе истории
- оперативное реагирование на изменения
- повышение прозрачности и ответственности участников
Настройка отчетов
Для обеспечения прозрачности и контроля за выполнением проектов мы настроили автоматизированные отчеты, которые позволяют оперативно получать актуальную информацию о статусе задач и проектов в целом.
Дашборд текущих проектов — отображает основную информацию по проектам, их статусы, срок иактивность.
- выполненные в срок задачи
- просроченные задачи
- открытые задачи с указанием количества дней до дедлайна
Отчет по задачам — позволяет отслеживать:
Все отчеты настроены на автоматическое обновление, что исключает необходимость ручного сбора информации и позволяет руководителям и участникам проекта всегда быть в курсе текущей ситуации.
