/ Кейс: внедрение Битрикс24 для текстильной компании

Кейс: внедрение Битрикс24 для текстильной компании

Поделиться

Подписаться на рассылку

Подпишитесь на рассылку от Profi. Вы будете получать 2 полезных материала в месяц.
Выберите рассылку
Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с нашим
Пользовательским соглашением
Политика конфиденциальности
15.06.2021

1. Тендер.png

Сфера деятельности: конструирование, производство и оптовая продажа спецодежды. «Ивановская текстильная компания»

Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 83

Тип проекта, тариф: Облачная версия Битрикс24, тариф «Компания»

Ситуация на момент обращения


  1. Общение сотрудников происходило в разных мессенджерах или устно.
  2. Терялись и забывались важные сведения и распоряжения.
  3. Непрозрачная работа менеджеров отдела продаж – в процессе обработки заявок данные терялись, из-за этого терялось время - компания могла просрочить подачу заявки на участие в тендере, менеджеры забывали связываться с клиентом.
  4. Неудобная работа менеджеров в разных местах: в почте, по телефону, по обработке заявок – в Excel-файлах.
  5. Отсутствие реестров документов в единой системе и быстрого доступа к ним и их истории.
  6. Неэффективный контроль над сотрудниками.

Что требовалось

— Объединить всех сотрудников компании на портале Битрикс24 для удобной работы и общения.
— Настроить CRM-систему под нужды заказчика.
— Создать реестры документов с историей по согласованиям участников.
— Настроить контроль над менеджерами тендерного и коммерческих отделов.


Почему выбрали Битрикс24

  1. В Битрикс24 есть все для работы: задачи, CRM, почта, телефония, соцсети, реклама, сквозная аналитика.
  2. Битрикс24 объединяет всех сотрудников в одной системе.
  3. Возможность сохранения всей истории по клиентам.
  4. Быстрый доступ к нужной информации.
  5. Эффективный контроль над сотрудниками.
  6. Электронные реестры документов с возможностью просмотра истории.

Что мы сделали


1. Развернули и сделали базовую настройку портала

Подготовили структуру компании. Организационная структура помогает сотрудникам ориентироваться: понимать, к какому отделу относится тот или иной коллега. Особенно это полезно для новых сотрудников. Также орг.структура используется для настройки отправки отчётов руководителям и для некоторых бизнес-процессов.

Структура3.jpg

2. Настроили карточки лида, контакта, компаний и сделок под компанию заказчика

Настроили возможность заполнения необходимых полей в карточках, например, в тендерном направлении: сумма конкурса, даты подачи заявки и окончания, условия и срок поставки, сроки исполнения и оплаты. Есть возможность прикрепления ТЗ, договора и других документов. Т.е. теперь в одном месте хранится вся информация по тендеру: руководитель или другой менеджер в отсутствие куратора (в отпуске, на больничном, уволился) могут получить доступ к данным по тендеру.

3. Автоматизировали работу менеджеров в CRM

— Настроили воронку продаж для тендерного, коммерческого направления и для направления по мониторингу тендеров.

2.-Воронка-продаж.jpg

— Настроили автоматические задания, уведомлений для менеджеров.

3. Задания БП4.jpg

— Настроили контроль сроков обработки лидов и сделок.

— Настроили автоматический запуск согласований по сделке и ее документам.

— Автоматизировали расчет по сделке с отображением статусов по ответам и самих ответов от участников.

4. инфо о расчете в карточкке сделки2.jpg

4. Настроили отчет по сделкам в работе

Это быстрый отчет, который показывает сумму сделки, ответственного, даты подачи и окончания тендеров, статус сделки. Здесь можно отфильтровывать сделки по необходимым параметрам. Очень удобный инструмент для руководителя отдела продаж, чтобы вовремя отслеживать работу сотрудников по продажам и тендерам.

5. Автоматизировали основные процессы

Для удобства работы сотрудников и их руководителей по ведению реестров в системе Битрикс24 и для быстрого доступа к истории документов были настроены следующие автоматизированные процессы:
— Согласование договора.
— Проверка контрагента.
— Заявка на командировку.
— Оформление отпуска.
— Запрос справок.
— Заявка на контроль качества пошива изделий.
— Согласование документов с генеральным директором.
— Отправка корреспонденции.
— Рацпредложение.

5. согласование договора2.jpg

6. Разграничение прав на реестры документов

"Свои" документы видит только автор и его руководитель. Актуально, к примеру, для договора: сотрудник составляет документ и отправляет его на согласование непосредственному руководителю. Остальные сотрудники не смогут просмотреть этот документ.

7. Настроили рабочее время и еженедельные рабочие отчеты необходимым сотрудникам

8. Обучили сотрудников компании по работе в Битрикс24

Обучение сотрудников работе с Битриксом24 очень важно на начальном этапе, т.к. часто всё новое отторгается и вместо эффективного инструмента может получиться "ненавистное Б". Мы познакомили с Битриксом всех сотрудников, показали "куда нажимать", как работать с Чатом, Лентой, где смотреть Новости, как пользоваться Диском, Календарем и Почтой. Начало удобной и эффективной работы положено!
Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников ИТК:

— Задачи
— CRM (лиды, сделки, контакты, компании)
— Чаты
— Новости
— Бизнес-процессы
— Календарь.


Результаты

  1. Сотрудники могут общаться между собой, делиться новостями, приглашать на события в единой системе Битрикс24.
  2. Удобная работа менеджеров со сделками, просмотр сделок по стадиям. Внутри сделки в любой момент можно посмотреть все статусы и ответы по согласованиям сделки, контрагента, по расчету от участников процесса, согласования участия в тендере и необходимых документов по сделке от экономического, юридического отделов, отдела бухгалтерии и руководителей.
  3. Автоматические задания и уведомления помогают менеджеру не забывать вовремя выполнять свою работу.
  4. В любой момент всю историю работы по клиенту можно посмотреть внутри карточки этого клиента, история не потеряется.
  5. Контроль руководителей позволяет вовремя реагировать на просроченные дела сотрудников.
  6. Просмотр руководителем отчета по сделкам в работе, внутри которого по выбранным сотрудникам можно посмотреть текущие суммы сделок и их стадии.
  7. Руководитель узнает, если сотрудник не вовремя начал или завершил рабочий день, а также получит еженедельный отчет по работе, который может посмотреть в любое время (рабочее, в командировке, в отпуске и т.д.), удаленно из любого места – отчет сохранится в системе.
  8. Теперь не нужно ходить за личной подписью нескольких руководителей – электронные согласования договоров, заявок на командировку и отпуск, запросы справок и других документов позволяют сотрудникам работать в более удобном формате и экономить время.
  9. Реестры со всеми согласованными документами и историей хранятся в Битрикс24.
Хотите также? Свяжитесь с нами по тел +7(4932)58-44-88 или приходите в офис. Также вы можете написать на почту office@profi-studio.ru или в один из наших мессенджерей. Также вы можете почитать про услугу внедрения Битрикс24 на нашем сайте.

Помогаем развитию вашего бизнеса. Просто напишите нам.

Контакты

Звоните по телефону:

+7 (4932) 58-44-88

Пишите нам:


Будем рады видеть Вас в нашем офисе:

г. Иваново, ул. 8 марта 32-А. Офис 9