Битрикс24 в сфере строительных и отделочных услуг

О проекте

Компания занимается строительством – отделкой различных помещений (от гаражей до крупных производственных зданий). Осуществляют такие работы как:
• Штукатурка
• Стяжка
• Пром. полы
• Покраска
• Общ. работы
• и др.

До обращения в нашу компанию вся работа велась в Excel, внутри которого менеджеры терялись в большом количестве информации по заказам – не было понятно на каком этапе находится проект и что необходимо для продвижения заказа дальше.

Руководство компании еще до обращения к нам попыталось внедрить Битрикс24 с другими подрядчиками, которые не смогли закрыть их проблемы и по итогу ничего не поменялось в их работе – менеджеры так и работали в Excel и далее терялись в объеме не сконструированной информации.

Руководителей не омрачил тот факт, что другой подрядчик настроил им не совсем то, чего они ожидали и зная, что продукт Битрикс24 им все же может помочь, решили обратиться к нам в Студию Profi.

Задача

− Настроить этапы ведения проектов (заказов), начиная с замера и заканчивая получением полной оплаты и закрывающих документов;
− Настроить автоматизацию для каждого этапа – сбор информации с участников, автоматический перевод по стадиям, когда вся нужная информация собрана;
− Настроить удобное отображение сотрудников, от которых ожидается информация на каждом этапе;
− Настроить возможность просмотра замеров, планируемых и фактических графиков работ на календаре;
− Настроить отправку бригадиром ежедневных отчетов по работе на объекте и сохранение этих отчетов в Битрикс24;
− Реализовать процесс по закупке необходимых материалов для работы на объекте – планирование закупки, уведомления о поставке.
− Разработать индивидуальный отчет по плану затрат, факту затрат и автоматическому вычислению плановой и текущей рентабельности.

Что мы сделали

1. Настройка коробочной версии Битрикс24 и базовая настройка портала
   Развернули коробочную версию Битрикс24 – она позволяет выполнить максимальную автоматизацию бизнеса и кастомизировать систему «под себя».
   
2. Ведение заказа по этапам
   С учетом специфики работы настроили воронку по ведению заказов – от выявления потребностей и записи на замер до получения полной оплаты и актов.
   
   
   
3. Настроили карточку заказа
   Каждой роли (менеджер / замерщик / сметчик / юрист / финансовый директор / бригадир / директор) настроили свою карточку, где каждый видит только те данные, которые должен видеть или обязан заполнять – все лишнее скрыто.
   При этом каждый участник, который должен заполнить данные, получает «дело», в котором расписано что ему нужно заполнить для продвижения заказа далее по воронке.
   
   
   
4. Возможность записи на замер
   Настроили запись на замер, где удобный планировщик покажет какие замерщики и в какое время уже заняты и какое время у них свободно.
   
   
   
5. Занесение данных по замеру с телефона
   Замерщик получает задание на замер, в котором обязательно заполняет нужные данные и фотографии объекта.
   
   
   
6. Карточка данных замера
   Все заполненные замерщиком данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.
   
   
   
7. Видимость карточки замера из заказа
   Замер хранится в карточке самого заказа – это удобно для дальнейшего быстрого поиска данных.
   
   
   
8. Календарь замеров
   Все замеры можно увидеть на календаре с указанием вида работ и адреса.
   
   
   
9. Занесение данных по графику
   Менеджер заносит плановый и фактический график работ в карточку заказа. Сами графики аналогично можно увидеть в последствии на календаре.
   
   
   
10. Данные на отправку в работу
    При отправке проекта в работу, специалист заносит все нужные данные – график, объемы работы, комментарий.
    Бригадир до начала работ, в свою очередь, проставляет информацию о проверке оборудования, инструментов.
    
    
    
11. Ежедневный отчет бригадира с телефона
    Бригадир отправляет ежедневно отчеты с мобильного телефона с возможностью отправки запроса на доставку материалов.
    
    
    
12. Карточка отчета бригадира
    Все заполненные бригадиром в отчете данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.
    
    
    
13. Видимость всех отчетов из карточки заказа
    Какие работы выполнила ваша бригада в течение дня? Теперь это можно просматривать прямо внутри заказа.
    
    Ежедневно, еженедельно или в любой другой момент менеджер проверяет заполняемость и контролирует процесс.
    
    
    
14. Внесение данных по оплатам
    Участники подтверждают наличие подписанного договора и сканов, получение аванса а при закрытии работ – актов и постоплаты.
    
    
    
    
    
15. Процесс по закупкам
    Сотрудники могут вносить данные о требуемых закупках в рамках заказа и далее вести закупку по воронке.
    
    На этой воронке они планируют, далее ожидают и указывают о доставке требуемых материалов.
    
    
    
    
    
    Аналогично замерам и отчетам бригадира, теперь менеджеры и руководители просматривают все новые, планируемые и доставленные закупки внутри заказа.
    
    
    
    Бригадиры получают автоматические уведомления о планируемой и фактической доставке. А также видят все доставки у себя на календаре.
    
    
    
    
16. Финансовый отчет
    Реализовали с нуля индивидуальный отчет по планируемым и фактическим доходам и расходам (на материалы, ЗП сотрудникам и т.д.).
    
    В этом же отчете автоматически рассчитывается планируемая и фактическая рентабельность.
17. Обучение работе с Битрикс24
    Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами).
    
    Далее провели обучение для по работе с CRM для менеджеров, замерщиков, сметчиков, бригадиров, юриста, финансового директора.
    
    Наша компания Студия Profi успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по любым вопросам, реализовываем новые доработки и автоматизации.
    
    Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников:
    • CRM
    • Задачи
    • Чаты
    • Группы
    • Индивидуальный финансовый отчет