Автоматизация оплаты счетов для сети из 75+ кафе: разгрузка директора и контроль платежей в Битрикс24

Пищевая промышленность

Бизнес-процессы

Согласование

Клиент

Крупная федеральная сеть кафе самообслуживания (пицца, роллы) с богатой историей и высокими стандартами качества. Сеть насчитывает более 75 филиалов по всей России, что подразумевает огромный поток операционных расходов и сложную структуру юридических лиц.

Проблема

Процесс оплаты был хаотичным: Исполнительный директор был перегружен согласованием малых сумм, отсутствовал единый реестр заявок, а отсутствие контроля статусов приводило к просрочкам платежей и потере важных счетов.

Решение

Внедрили автоматизированную систему управления платежами в Битрикс24 — умный маршрут обработки счетов, который разгружает топ-менеджмент и обеспечивает сквозной контроль от заявки до фактической оплаты.

Настроили:

Умная маршрутизация по суммам — автоматический выбор согласующего: низкобюджетные счета уходят Финансовому директору, крупные — Исполнительному, что освобождает время руководства для стратегических задач
Автоматическое распределение по юр. лицам — система сама направляет заявку на нужного бухгалтера в зависимости от юридического лица-плательщика
Система автоматического замещения — если согласующий отсутствует, задача мгновенно переходит к заместителю, исключая остановку бизнес-процесса
Визуальный контроль через «Канбан» — прозрачный реестр всех заявок, где сразу видно, на каком этапе «застрял» счет и кто ответственен за задержку
Единая карточка заявки — все документы (счета, платежки) и комментарии хранятся в одном месте, создавая полную историю
Мгновенные уведомления — заявители и ответственные получают оповещения о каждом изменении статуса (принято, отклонено, оплачено)

Результаты проекта

Разгрузка топ-менеджмента: Исполнительный директор согласовывает только критически важные платежи

Прозрачность 100%: руководство в любой момент видит реестр всех заявок и их текущие статусы

Скорость согласования: автоматические уведомления и маршруты ускорили прохождение счетов

Исключение просрочек: контроль дедлайнов и визуализация задержек на канбане позволяют платить вовремя

Порядок в бухгалтерии: автоматическое распределение по ЮЛ и бухгалтерам исключило путаницу в платежах

Безопасность и контроль: права доступа настроены так, что каждый видит только свой сегмент работы

Цифровой архив: больше никаких поисков счетов в почте или мессенджерах — всё в карточках заявок

Процесс больше не «по памяти» — финансовый поток компании работает по четкому алгоритму

+100%

прозрачность и контроль платежей

-20%

операционной нагрузки на Исполнительного директора

1 система

вместо бесконечных чатов и почты

Хочу обсудить свой кейс

Оставьте заявку — мы свяжемся с вами и расскажем о возможностях продукта, поможем с выбором тарифа и ответим на все вопросы